Ohessa businesspäättäjän, yrittäjän tai johtajan kolme tärkeintä askelta, mitä kannattaa ottaa huomioon.

1) Kuka siirtymisen suorittaa ja kenen alustaan siirrytään?
2) Integroidaanko palvelu johonkin muuhun systeemiin?
3) Mitä prosesseja Office 365 automatisoi, ja miten käyttäjät opetetaan käyttämään sitä?

1) Kuka siirtymisen suorittaa ja kenen alustaan siirrytään?

Olet siis päättänyt siirtää yrityksesi ehkä tärkeimmän tietokannan uuteen Office 365 –systeemiin. Siirtyminen pitää suunnitella hyvin ja osaamisen hyödyntäminen on suotavaa. Yleensä kannattaa käyttää apuna organisaatiota, joka on erikoistunut siirtymien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tärkeää on myös päättää, kenen alustasta Office 365 tuotetaan. Tuottaako sen suoraan Microsoft Corporation, joku operaattori (Elisa, Sonera) vai paikallinen toimija (esim. Office Management). Kaikissa vaihtoehdoissa on omat hyvät ja huonot puolet ja päätös riippuu pitkälti siitä pitääkö Office 365:n integroitua esim. Lync –puhe- ja videoneuvotteluratkaisuun tai esim. Microsoft Dynamics CRM:ään. Alustavalinnassa tulee huomioida myös, mikä Office 365 –paketti on yrityksellesi oikea – eri alustaoperattori- ja alustavaihtoehtoja on yhteensä arviolta 50-100 kpl. Kannattaa myös huomioida, että joillakin voittoa tuottamattomilla hyväntekeväisyysorganisaatioilla on oikeus täysin maksuttomiin Office 365 –palveluihin tai ainakin huomattaviin alennuksiin sen käytössä.

2) Integroidaanko palvelu johonkin muuhun systeemiin?

Joskus asiakas haluaa integroida esim. sähköpostin osaksi CRM –järjestelmää, VoiP –puheratkaisun osaksi Lync –järjestelmää, Sharepointin osaksi omaa ERP –systeemiä jne. Jos valitset Office 365:n ennen päätöstä integroida sitä osaksi jotain muuta systeemiä, voi alustavalinta myöhemmin osoittautua vääräksi. Tämän seurauksena voit joutua tekemään uuden siirtymän Office 365:n sisällä, ja sekin maksaa aikaa ja rahaa. Tämän vuoksi kannattaa varmistaa, että lähitulevaisuudessa ei ole tulossa tällaisia integrointitarpeita. Useimmilla organisaatioilla ei tällaisia integrointitarpeita ole.

3) Mitä prosesseja Office 365 automatisoi, ja miten käyttäjät opetetaan käyttämään sitä?

Office 365 –palvelua ei kannata ottaa käyttöön pelkkien kustannussäästöjen vuoksi, vaikka edullisimmat paketit ovatkin huomattavasti edullisempia ja parempia kuin esim. operaattoreiden pelkät Exchange –tilit. Tärkeintä on miettiä, mitä prosesseja palvelun avulla voidaan automatisoida. Kuluuko henkilöstöllä aikaa avatessa VPN –yhteyksiä ja voisiko Sharepoint –levynjako poistaa VPN tarpeen? Pidetäänkö paljon sisäisiä palavereja joissa henkilöstö ajaa suotta palavereihin, voitaisiinko osa palavereista korvata LYNC –palavereilla? Kun olet päättänyt mitä hyötyjä lähdetään hakemaan, kannattaa sinun vakioida kolme asiaa: a) Laitteet joilla palvelua käytetään (tietokoneet ja niiden käyttöjärjestelmät, älypuhelimet jne) b) sovellukset (esim. kaikilla sama Office –paketti koneissa) ja c) osaamistaso (kouluta käyttäjiä säännöllisesti). Näin varmistat, että koneet tekevät osan töistä ihmisten puolesta, tuottavuus ja työmotivaatio paranevat.

Älä muuta mitään mikä toimii. Jos nykyinen systeemisi tukee varmasti yrityksesi kasvua ja ydinprosesseja, henkilöstösi on siihen tyytyväinen ja se integroituu tulevaisuuden tarpeisiin, älä vaihda Office 365:een. Jos taas haluat palan samaa menestystä mitä useimmat siirron jo tehneet ovat saaneet, hyppää mukaan.