Hankkimalla tietoa ja luomalla suunnitelman siitä, miten nämä toimivat yhdessä, voitte parhaiten hyödyntää Microsoft Teamsia prosesseissanne. Näin voit maksimoida Microsoft 365 -investointisi samalla kun saat yksinkertaisen ja tietoturvallisen käyttökokemuksen kaikissa työkaluissa.

Microsoft Teamsilla on sisäänrakennetut integraatiot Active Directoryyn, SharePointiin, OneNoteen, Outlookiin, Office 365:een, Microsoft 365 Groupsiin ja muihin. Hankkimalla tietoa ja luomalla suunnitelman siitä, miten nämä toimivat yhdessä, voitte parhaiten hyödyntää Microsoft Teamsia prosesseissanne. Näin voit maksimoida Microsoft 365 -investointisi samalla kun saat yksinkertaisen ja turvallisen käyttökokemuksen kaikissa työkaluissa.

Kaikkien organisaatioiden, joilla on käyttäjiä, joilla on pääsy Teamsiin, tulisi laatia suunnitelma Teams-ympäristöstään keskittyen käyttöön, turvallisuuteen, hallintaan ja ylläpitoon. Muuten on suuri riski, että jokainen käyttäjä luo oman suunnitelmansa, mikä johtaa yhtä moniin eri tapoihin käyttää Teamsia kuin käyttäjiä on. Voit estää tämän tulemasta yllätyksenä priorisoimalla Microsoft Teams -ympäristösi turvallisuuden ja ylläpidon tehokkaasti. Tässä on 8 konkreettista vinkkiä Microsoft Teams -ympäristön ylläpitoon.

1. Rajoita tiimien luomista.

Oletuksena kuka tahansa voi luoda uusia tiimejä (yhteistyötiloja). On hyvä tapa antaa avainhenkilöiden luoda uusia tiimejä Microsoft Teamsin käyttöönoton yhteydessä, jotta he voivat levittää Teamsin käyttöä, mutta on tärkeää välttää, että kaikilla on vapaat kädet. On vaikea hallita luotuja tiimejä, jos et tiedä, miksi ne ovat olemassa tai mihin niitä käytetään, joten on tärkeää rajoittaa, ketkä käyttäjät voivat luoda tiimin. Microsoft Teamsissa voit rajoittaa tiimien luomisen joko IT-järjestelmänvalvojille tai tietylle käyttäjäryhmälle tarpeidesi ja vaatimustesi mukaan.

Huomio: IT-järjestelmänvalvojilla on jo nämä oikeudet, mutta sinun on ehkä tarkistettava, onko tunnistamillasi käyttäjillä asiaankuuluvat oikeudet.

2. Automaattinen nimikäytäntö.

 Yksi tapa auttaa tiimien luomisessa on käyttää automaattista nimikäytäntöä Microsoft 365 -ryhmien luomisessa. Tämä käytäntö voi lisätä kiinteän sanan yhdistelmän Active Directory -attribuutin, kuten osaston tai toimiston, kanssa. Näin voit heti nähdä, kuka on luonut ryhmän ja kuinka monta Teams-yhteistyötilaa on luotu kullekin osastolle/toimistolle/tiimille jne.

On suositeltavaa keskustella nimistandardista tärkeiden avainhenkilöiden kanssa ja selkeästi viestiä käyttäjille, miten ja miksi käytäntö on olemassa ennen sen käyttöönottoa.

MS Teams mahdollistaa myös estettyjen sanojen listan lisäämisen nimistandardiin. Käytännöllinen tapa käyttää tätä toimintoa olisi lisätä osastojen nimet estettyjen sanojen listaan, kun niiden viralliset Teams-tilat on luotu. Kun henkilöstöosastolla on Teams-tila, voit esimerkiksi lisätä [HR] ja [Human Resources] estolistaan, jotta ei voida luoda useita tiimejä ja aiheuttaa sekaannusta. Näin käyttäjät pakotetaan selkeästi merkitsemään Teams-tilansa, mikä tekee tarkoituksesta selkeämmän.

4. Ota käyttöön kokousten säännöt ja niiden muotoilu.

Microsoft Teams mahdollistaa kokousten tallentamisen ja transkriboinnin, mutta näitä toimintoja tulisi harkita yrityksen nykyisen käytännön mukaisesti. Jos päätetään, että keskustelu tai kokous voidaan tallentaa tai transkriboida, kaikille osallistujille tulisi selkeästi tästä ilmoittaa.

On myös suositeltavaa harkita, että vain työntekijöillä on suora pääsy kokouksiin ja että vieraat pidetään aulassa, kunnes järjestäjä on valmis päästämään heidät kokoukseen.

Voit myös valita mediastriimin laadun alentamisen, mutta tätä ei suositella, koska Teams jo skaalautuu älykkäästi käytettävissä olevan kaistanleveyden perusteella. Jos tämä on jotain, mitä täytyy harkita, erityisesti etätyössä, suositellaan, että luodaan käytäntö tietyille käyttäjille. Näin et heikennä enemmistön käyttäjäkokemusta, mutta huomioit heikomman kaistanleveyden omaavat käyttäjät.

5. Integroituja sovelluksia koskeva hallinta.

Yksi Microsoft Teamsin tehokkaimmista työkaluista on mahdollisuus integroida kolmannen osapuolen sovelluksia. Oletuksena kaikki käyttäjät voivat asentaa ja käyttää tuettua sovellusta. Voidaan harkita, että sallitaan vain Microsoft-sovellukset ja luodaan erityinen lista hyväksytyistä kolmannen osapuolen sovelluksista, jotka saavat asentaa Microsoft Teams -ympäristöön.

6. Viestien tallennuskäytännön harkitseminen.

Tämä on jotain, joka voi helposti unohtua, koska se ei ole varsinaisesti Microsoft Teams -asetus, vaan löytyy Microsoft 365 Security & Compliance -keskuksesta.

Voit asettaa tallennuskäytännön keskusteluille ja kanavaviestille, jossa määritetään vanhenemisaika siitä päivästä, kun viesti lähetetään. Viestit vanhenevat esimerkiksi kolme vuotta sen jälkeen, kun viesti on lähetetty. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on useiden vuosien keskusteluja ja kanavaviestejä käyttäjien välillä, jotka eivät enää ole relevantteja.

7. Microsoft Teamsin järjestelmänvalvojat ja käyttöoikeusroolit.

On tärkeää ymmärtää, mitä kukin rooli voi tehdä ja mitä työkaluja he voivat käyttää Microsoft Teamsin hallintakeskuksessa ja PowerShellissä. Microsoft Teamsissa on useita järjestelmänvalvojarooleja, joilla on erilaisia käyttöoikeuksia. Seuraavat roolit ovat saatavilla:

• Teams-järjestelmänvalvoja: Hallinnoi itse Microsoft Teamsia sekä hallinnoi ja luo Microsoft 365 -ryhmiä.
• Teams-viestintäjärjestelmänvalvoja: Hallinnoi puhelu- ja kokoustoimintoja Microsoft Teamsissa.
• Teams-viestinnän tukiasiantuntija: Vianetsii viestintäongelmia Microsoft Teamsissa käyttämällä edistyneitä työkaluja.
• Teams-viestinnän tukiteknikko: Vianetsii viestintäongelmia Teamsissa käyttämällä yksinkertaisempia työkaluja.
• Teams-laitteiden järjestelmänvalvoja: Hallinnoi laitteita, jotka on konfiguroitu käytettäväksi Teams-palvelun kanssa.

8. Microsoft Teamsin analyysi- ja raportointityökalut.

Teamsin hallintakeskuksessa on raportointityökalu, jolla voit analysoida ja luoda raportteja erilaisista Microsoft Teamsin toiminnoista. Voit esimerkiksi luoda erilaisia raportteja saadaksesi tietoa siitä, miten organisaatiosi käyttäjät käyttävät Teamsia. Voit nähdä, kuinka monta käyttäjää kommunikoi kanava- ja keskusteluviestien kautta ja millaisia laitteita he käyttävät liittyäkseen Teamsiin. Raporttien tiedot voivat auttaa ymmärtämään käyttötapoja paremmin, tekemään liiketoimintapäätöksiä ja tiedottamaan koulutus- ja viestintätoimista.

Voit halutessasi anonymisoida tiedot näissä raporteissa, jolloin tunnistettavat tiedot, kuten näyttönimi, sähköposti ja Active Directory -tunnus, piilotetaan raporteissa.