Dokument- håndtering for bedrifter.

Dokumenthåndtering er mer enn bare skriver og skanner på kontoret. Det handler om strukturerte arbeidsprosesser, en såkalt arbeidsflyt, der dokumentene blir digitalisert slik at de kan spores og lagres sikkert. Dermed blir det også mulig å samarbeide effektivt eksternt.

Vi hjelper deg med å finne de riktige løsningene både for kontor og hjemmekontor. Vi integrerer dokumentbehandlingsprosessen med forretningssystemet ditt, slik at de analoge arbeidsmetodene blir digitale og GDPR-sikre. Attestering, signering og kvitteringsregnskap har aldri vært enklere. Digitale dokumenter sparer ikke bare miljø og kostnader, det sparer deg dessuten arbeidstid og en god del stress.

Våre løsninger

Skrivere som tjeneste

En bærekraftig fullserviceløsning med fleksible avtaler. Tjenesten er også 100 prosent klimakompensert med sirkulær håndtering av maskinvare gjennom miljømerking, rekondisjonering, ressursoptimalisering og retur.

Les mer

Digitale dokumenter

Spar tid og penger på å skifte til digitale arbeidsflyter for fakturaer, avtaler og reiseregninger. Med tjenestene våre sikrer du etterlevelse av personvernforordningen og får forbedret styring og mulighet for økt fleksibilitet med på kjøpet.

Les mer

Skrivere og kopimaskiner

Vi har maskiner for alle slags arbeidsplasser – fra hjemmekontorer til små og store bedrifter og butikker. Alle maskiner er miljøsertifiserte og klimakompenserte med sikker kommunikasjon og sømløs integrasjon med skyen.

Les mer

Bærekraftig digitalisering

Løsningene våre setter miljø og sikkerhet i fokus. Og med miljø mener vi ikke bare planeten, men også arbeidsmiljø – både hos oss og hos kundene og leverandørene våre. Sikkerhet er avgjørende når vi jobber tilkoblet og på avstand. Det skal helt enkelt fungere, være transparent og enkelt å vedlikeholde. 

Vi tilbyr

  • Sikker utskrift
  • Sletting av harddisk
  • E-signering
  • GDPR-sikker dokumentlagring
  • Fakturabehandling
  • Avtalehåndtering
  • Håndtering av kvitteringer
  • Reiseregninger

Service og brukerstøtte er inkludert

Moderne multifunksjonsmaskiner krever regelmessig service for å fungere optimalt. Med grunnavtalen sørger vi for at multifunksjonssystemet virker som det skal. Dette betyr at vi reparerer, rengjør og bytter ut deler i henhold til produsentens anbefalinger. I grunnavtalen inngår: reisetid, arbeidstid, reservedeler, forebyggende service, ordinær og akutt service, oppmøteavgift og garantert oppmøte etter maks åtte timer ved en eventuell driftsstans. 
Ettersom alle bedrifter har ulike forutsetninger, kan vi skreddersy avtalen din med smarte tilleggstjenester som gjør løsningen komplett. Da tar våre kompetente serviceteknikere hånd om all dokumenthåndtering, så du kan ha fullt fokus på virksomheten. 

Vanlige spørsmål om dokumenthåndtering

Vanligvis dokumenter som krever manuell håndtering av flere ansatte og funksjoner, som for eksempel i en attestasjonsprosess. Manuell håndtering gir risiko for å miste kontrollen, så derfor ligger den store verdien av digitalisering som oftest i avtaler og fakturaer.

Det handler både om å overholde regler samt hindre datainnbrudd. Ofte handler det om brudd på GDPR når dokumenter håndteres i arbeidsprosessene. Det er for eksempel ikke lenger tillatt å sende dokumenter med personlig informasjon via e-post, men skjer fortsatt.

Den andre sikkerhetsrisikoen innebærer inntrenging i skriveren, som lagrer mye informasjon, men ofte glemmes bort. Sørg for å velge en leverandør som virkelig kan garantere en sikker skriverinstallasjon.

Det kommer selvfølgelig an på budsjettet ditt. Ofte er maskinvaren den samme, mens den store forskjellen ligger i programvaren. Hvis du har ambisjoner om å digitalisere arbeidsprosessene og dokumentene dine, er det viktig med moderne skjermer og teknologi for å muliggjøre integrering med for eksempel Sharepoint.

Deretter bør du tenke på sikkerhet og miljø. Tenk for eksempel på å slette spor av filer fra skriverminnet for å redusere risikoen for mulig inntrenging. Det er også viktig å ikke skrive ut før eieren av dokumentet fysisk står ved skriveren og henter opp dokumentet.

Dette betyr at informasjonen på et papir tolkes og forvandles sånn at den blir digital og søkbar. Konverteringen skjer via OCR, eller optisk tegngjenkjenning. Det er ved tolkningen at den digitale arbeidsprosessen faktisk kan begynne.

I våre arbeidsprosesser håndterer vi mange dokumenter. Trender i dokumenthåndtering er derfor knyttet til organisasjonens arbeidsmetoder og juridiske krav til hvordan dokumenter skal håndteres:

  • Sikkerhet
  • Digitalisering
  • Miljøpåvirkning
  • Arbeidsmiljø

Integrasjon med forretningssystemer og plattformer som Sharepoint eller Teams er absolutt en viktig del når vi digitaliserer dokumenthåndteringen. Ulike typer dokumenter blir ofte digitalisert med støtte fra ulike systemer, som vi syr sammen til en helhet. Mangler brikker i puslespillet for å digitalisere hele prosessen, kan vi sørge for at disse brikkene kommer på plass.

Vi har løsninger for digitalisering av:

  • Kontraktstyring
  • Fakturering
  • Leverandørfakturabehandling
  • e-Signering
  • Kvitteringer og reisefakturaer