Digitale dokumenter

Fleksibelt og sikkert

Til tross for at de fleste i dag jobber digitalt, er det mange bedrifter som fortsatt håndterer viktige dokumenter manuelt. Ved å gå over til en digital arbeidsflyt for fakturaer, avtaler og reiseregninger blir det lettere å følge personvernforordningen samtidig som du får bedre kontroll og økt fleksibilitet. Redusert papirforbruk er en bonus på toppen av det hele. 

Kontakt oss

Våre tjenester innen digitale dokumenter

Ved å automatisere fakturaer, kvitteringer, reiseregninger, tilbud og avtaler får du en raskere, sikrere og mer kontrollert prosess. Vi setter sammen de ulike delene til en helhetlig løsning der du sparer penger og arbeidstid og reduserer stress.

Digital fakturahåndtering

En automatisert faktureringsprosess innebærer en sikrere og mindre personavhengig håndtering. Med en automatisk arbeidsflyt kan du enkelt håndtere både fakturering, varsler og attestering av leverandørfakturaer.

Digital håndtering av kvitteringer

Sitter du igjen med bunker av uleselige kvitteringer i slutten av måneden? Med vår digitale håndtering av kvitteringer får du en smart og automatisert løsning som gjør arbeidet enklere for seg som ansatt, leder eller økonomiansvarlig.

E-signering

Alt fra søknadsskjemaer, salgs- og ansettelseskontrakter til leasingavtaler, fakturaer og mye annet kan digitaliseres. E-signering gir deg kortere ledetider, økt konvertering, mindre administrasjon, bedre sporbarhet og mer sikkerhet. I tillegg følger du personvernforordningen.

Digitale avtaler og arkivering

Tjenesten for digitale avtaler og arkivering er et skybasert arkiv som integreres med Microsoft 365. Det er sikkert og enkelt å bruke. Alt du trenger å gjøre er å skanne eller laste opp forretningskritiske dokumenter for rask tilgang med funksjoner for søk, påminnelse, endring og lagring.

Digitale tilbud

Med digitale tilbud gir vi deg en digital salgsprosess med sporbar dokumentflyt. Ved å automatisere flyten og sikre at ingen viktige trinn i prosessen blir hoppet over kan bedriften oppnå økt effektivitet og lønnsomhet.

Helintegrert løsning

Ofte digitaliseres ulike typer dokumenter i forskjellige etapper med støtte fra ulike systemer, noe som fører til at selve integrasjonen blir glemt. Vi hjelper dere med å sette sammen en helhetlig løsning der alt fra skrivere til fakturering, avtaler og forretningssystemer automatiseres og integreres med hverandre. Vi tar hånd om hele integrasjonen og sørger for at dere får mest mulig ut av systemet deres.

Digital signering

Digitale tilbud med GetAccepted. Systemet skaper ikke bare sporbarhet for dokumentstrømmene i for eksempel en signeringsprosess, det støtter også kommunikativt. Et enkelt spørsmål kan raskt avklares med chat, video eller e-post.

Rådgivning

Våre erfarne og sertifiserte eksperter gjør det komplekse enkelt og hjelper deg med å utvikle en løsning som virkelig leverer forretningsverdi. Ta kontakt.

Spørsmål og svar

Å digitalisere dokumenter er en måte å fremtidssikre dem på. Derfor anbefaler vi at du digitaliserer alle de viktigste dokumentene dine i tillegg til dokumenter der flere personer er involvert i håndteringsprosessen, som for eksempel avtaler, leverandørfakturaer, reiseregninger og kvitteringer. 

En god start er å gjøre dokumentene dine digitale og sørge for at du har oppdaterte og integrerte systemer. For eksempel må skanneren være integrert med et GDPR-sikkert lagringssted. Dette forhindrer at sensitive dokumenter sendes som vedlegg på e-post eller skrives ut og blir liggende i skriveren så hvem som helst kan plukke dem opp. 

Informasjonen på et papir tolkes og forvandles slik at den blir digital og søkbar. Konverteringen skjer via optisk tegngjenkjenning (OCR). Det er gjennom denne tolkningen at den digitale arbeidsprosessen faktisk kan begynne.

Vi kan hjelpe deg med digitalisering av:

  • Avtalehåndtering
  • Fakturering
  • Håndtering av leverandørfakturaer
  • E-signering
  • Kvitteringer og reiseregninger

For mange er automatiserte arbeidsprosesser selve målet med digitaliseringen. Dette lar deg frigjøre tid i organisasjonen, håndtere attesteringsprosesser automatisk og motta påminnelser slik at du ikke går glipp av noen viktige datoer. I tillegg skaper du et bedre arbeidsmiljø for medarbeiderne når systemet hjelper dem med å utføre arbeidsoppgavene sine og gjør at de kan jobbe problemfritt eksternt.

Integrasjon med forretningssystemer og plattformer som Sharepoint eller Teams spiller absolutt en viktig rolle i digitalisering av dokumenthåndteringen. Ulike typer dokumenter blir ofte digitalisert med støtte fra ulike systemer, som vi setter sammen til en helhet. Mangler det brikker i puslespillet, sørger vi for at disse brikkene kommer på plass.

Vi har løsninger for digitalisering av:

  • Avtalehåndtering
  • Fakturering
  • Leverandørfakturahåndtering
  • E-signering
  • Kvitteringer og reiseregninger