Digitala dokument

Flexibelt och säkert.

Trots att de flesta idag jobbar digitalt, är det många företag som fortfarande hanterar viktiga dokument manuellt. Genom att övergå till digitala arbetsflöden för fakturor, avtal och reseräkningar blir det lättare att följa GDPR samtidigt som du får bättre styrning och ökad flexibilitet. Den minskade pappersförbrukningen ser vi som en extra bonus.

Vill du veta mer

Genom att automatisera fakturor, kvitton, reseräkningar, offerter och avtal får du en snabbare, säkrare och mer kontrollerad process. Vi syr ihop de olika delarna till en helhet där du sparar pengar, arbetstid och minskar stress.

Digital fakturahantering

En automatiserad faktureringsprocess innebär en säkrare och mindre personberoende hantering. Genom automatiska flöden hanterar du enkelt såväl fakturering och påminnelsehantering som attestering av leverantörsfakturor.

Digital kvittohantering

Sitter du med mängder av oläsliga kvitton i slutet av månaden? Med vår digitala kvittohantering får du en smart och automatiserad lösning som underlättar oavsett om du är anställd, chef eller ekonomiansvarig.

E-signering

Allt från ansökningsformulär, sälj- och anställningskontrakt, till leasingavtal, fakturor och mycket annat kan digitaliseras. E-signering ger dig kortare ledtider, ökad konvertering, mindre administration, bättre spårbarhet och högre säkerhet. Dessutom följer du GDPR.

Digitala avtal och arkivering

Tjänsten Digitala avtal och arkivering är ett molnbaserat arkiv som integreras med Microsoft 365. Den är säker och enkel att använda, du bara scannar eller laddar upp dina affärskritiska dokument för smidig åtkomst, sökning, påminnelse, bearbetning och arkivering.

Digitala offerter

Genom digitala offerter kan vi erbjuda en digital säljprocess med spårbara dokumentflöden. Att automatisera flöden och säkerställa att inga viktiga steg i processen glöms bort ger den stora nyttan för företagets effektivitet och ökad lönsamhet.

Helintegrerad lösning

Ofta digitaliseras olika sorters dokument i olika etapper med stöd från olika system, vilket leder till att själva integrationen glöms bort. Vi hjälper er att sy ihop en helhet där allt från skrivare till fakturering, avtal och affärssystem automatiseras och integreras med varandra. Vi projektleder hela integrationen och säkerställer att ni får ut maximalt av era system.

Digital säljprocess

Digitala offerter med GetAccepted. Systemet skapar inte bara spårbarhet för dokumentflödena i expempelvis en signeringsprocess, det stöttar också kommunikativt. En enkel fråga kan snabbt redas ut med chat, video eller e-mail

Rådgivning

Våra erfarna och certifierade experter gör det komplexa enkelt och hjälper dig att ta fram en lösning som levererar affärsnytta på riktigt. Hör av dig.

FAQ

Att digitalisera dokument är ett sätt att hålla dem säkra även i framtiden. Därför rekommenderar vi att du digitaliserar alla dina viktigaste dokument, men även de dokument där flera personer är inblandade i hanteringsprocessen. Det kan vara avtal, leverantörsfakturor, reseräkningar och kvitton.

En bra början är att göra dina dokument digitala och se till att dina system är uppdaterade och integrerade. Om du till exempel ser till att skrivaren är integrerad mot en GDPR-säker lagringsplats undviker du att känsliga dokument skickas som bilaga i mejl eller ligger utskrivna och obevakade i skrivaren. 

Det betyder att den information som finns på ett papper tolkas och omvandlas till att bli digital och sökbar. Konverteringen sker via OCR, eller optisk teckenigenkänning. Det är med tolkningen som den digitala arbetsprocessen egentligen kan påbörjas.

Vi kan hjälpa dig med digitalisering av:

  • Avtalshantering
  • Fakturering
  • Hantering av leverantörsfakturor
  • e-signering
  • Kvitton och reseräkningar

För många är automatiserade arbetsprocesser själva målet med digitaliseringen. Det hjälper dig att frigöra tid i organisationen, automatiserar attestprocesser och påminner dig om viktiga datum. Dessutom skapar du en bättre arbetsmiljö för dina anställda när systemet hjälper dem att utföra sina uppgifter, vilket möjliggör problemfritt arbete på distans.

Integration mot affärssystem och plattformar som Sharepoint eller Teams är absolut en viktig del när vi digitaliserar dokumenthanteringen. Ofta digitaliseras olika sorters dokument med stöd från olika system, som vi syr ihop till en helhet. Ibland saknas det pusselbitar, men då ser vi till att även de kommer på plats.

Vi har lösningar för digitalisering av:

  • Avtalshantering
  • Fakturering
  • Leverantörsfakturahantering
  • e-Signering
  • Kvitton och reseräkningar

Vill du veta mer?

Hör av dig så hjälper vi dig att hitta en lösning som passar ditt företag.

Kontakta oss