Att lyckas med din videokonferens-lösning

Fler och fler inser fördelarna med resfria möten. Det spar miljön, kostnader, tid och ger medarbetarna en bättre arbetsmiljö med mer tid för både arbete och fritid. Att ta steget från en telefonkonferens till att faktiskt se varandra får en stor effekt. Dagens teknik gör det möjligt att få nästan samma känsla i videomötet som om alla befann sig i rummet, trots att det kan skilja mil eller kontinenter mellan varandra. Den hybrida arbetsupplevelsen har fokus på ljud, bild och självklart säkerhet. 

Fyra fallgropar att undvika

Varför är det fortfarande många som drar sig för att ha videoteknik som standard i sina mötesrum för att möjliggöra flexibiliteten i både interna och externa möten? Svaret är troligen att det finns många som förknippar videomöte med teknikstrul och att det är dyrt, svårt och dålig kvalitet.  Omdömen som inte speglar modern teknik i en korrekt uppsättning.

Det här är 4 vanliga fallgropar som ni måste hantera innan installationen påbörjas. Då ökar möjligheten till en driftsäker och långsiktig lösning för dina hybrida möten.

1. Datorn är ingen optimal videoteknik.

Det är riskabelt och som gjort för tekniskt strul att använda datorn som teknik för videokonferensen. Mötet påverkas av de program du har öppna, att du använder WIFI istället för ett dedikerat nät samt att kringutrustningen ofta är felaktigt anpassad. Sammantaget gör detta att uppkopplingen och upplevelsen kan svaja.  

2. Sätt inte videolösningen i största rummet.

Hur många deltagare är ni i genomsnitt på era möten? De flesta videomöten är oftast inte för så många personer och då blir det ineffektivt att sätta en stor kraftfull videokonferensutrustning i det största mötesrummet. En vanlig fallgrop är att inte tänka igenom vilken typ av möten man har. Att ha relevant och rätt teknik för det ett specifikt möte behöver kan vara viktigt - en regelrätt konferens kräver något annat än ett snabbmöte. Om man skall välja på en stor lösning eller flera små, då ger det oftast mer nytta för organisationen att satsa på lämpliga videolösningar i flera mindre mötesrum.

3. Stödjer tekniken ditt mötesbehov?

Börja med att fundera på hur era möten går till och vilka ni kopplar upp er mot. Den tekniska lösningen skiljer sig mycket åt beroende på hur era möten skall föras. Många tänker inte på att behoven är otroligt olika rent tekniskt om du planerar att använda lösningen för distansmöte för interna eller externa möten, för mindre snabbmöten eller stora möten. Tipset är att tänka en extra gång på möjligheten till extern kommunikation direkt. Det ställer lite högre krav på tekniken än att bara använda videolösningen för internmöte. Men det ger er en bra möjlighet att möta era kunders förväntningar både nu och i framtiden.

4. Gör din videokonferenslösning plattformsoberoende.

Någon medarbetare föredrar Teams, en kund har en äldre Tandberg lösning, en tredje föredrar Hangout och ibland Zoom. Att arbeta flexibelt och på distans innebär också att valen av plattform för videokonferens ser helt olika ut. Att tvinga in någon i din egen teknik fungerar inte. Se istället till att ni har en säker uppkoppling för alla deltagare mellan varandra, oavsett plattform.