8 tips på hur du underhåller din Microsoft Teams-miljö

Genom att skaffa dig information samt skapa en plan kring hur dessa samverkar kan ni bäst nyttja Microsoft Teams i era processer. På så sätt kan du maximera din Microsoft 365 investering samtidigt som du får en enkel och säker användarupplevelse i alla verktyg.

Det innebär är att Microsoft Teams har inbyggda integrationer till Active Directory, SharePoint, OneNote, Outlook, Office 365, Microsoft 365 Groups med mera. Genom att skaffa dig information samt skapa en plan kring hur dessa samverkar kan ni bäst nyttja Microsoft Teams i era processer. På så sätt kan du maximera din Microsoft 365 investering samtidigt som du får en enkel och säker användarupplevelse i alla verktyg.

Alla organisationer som har användare med åtkomst till Teams bör lägga en plan kring sin Teamsmiljö med fokus på användning, säkerhet, administration och förvaltning. Det finns annars en stor risk att varje användare skapar sin egen plan, vilket resulterar i lika många olika sätt att använda teams på som det finns användare. Du kan förhindra att detta dyker upp som en överraskning genom att prioritera att säkra och underhålla din Microsoft Teamsmiljö på ett effektivt sätt. Här nedan får du 8 konkreta tips för hur du kan underhålla din Microsoft Teamsmiljö.

1. Begränsa skapandet av Team

Som standard kan vem som helst skapa nya Team (samarbetsutrymmen). Att tillåta att nyckelpersoner vid införandet av Microsoft Teams kan skapa nya team är ett bra sätt att få dem att sprida användandet av Teams, men det är viktigt att undvika att det blir fritt fram för alla. Det är svårt att hantera de Team som skapats om du inte vet varför de finns eller vad de används till, därför är det viktigt att begränsa vilka användare som kan skapa ett Team. I Microsoft Teams kan du begränsa skapandet av Team till antingen IT-administratörer eller en grupp specifika användare, beroende på dina behov och krav.

Observera: IT-administratörer har redan dessa rättigheter, men du kan behöva kontrollera för att se om de användare som du har identifierat har relevanta rättigheter

2. Automatiserad namnpolicy

Ett sätt att hjälpa till vid skapandet av Team är att använda en automatiserad namnpolicy för skapandet av grupper i Microsoft 365. Vad den policyn kan göra är att lägga till en kombination av ett fast ord i kombination med ett Active Directory-attribut som till exempel avdelning eller kontor. På så sätt kan du omedelbart se vem som har skapat gruppen och hur många Teams-samarbetsutrymmen som har skapats för varje avdelning/kontor/team osv.

Det rekommenderas att du diskuterar namnstandarden med viktiga nyckelpersoner och att du tydligt kommunicerar till användarna hur och varför policyn existerar innan den rullas ut.

MS Teams gör det också möjligt att lägga till en lista med blockerade ord till din namnstandard. Ett användbart sätt att använda den funktionen skulle vara att lägga till avdelningsnamn i listan över blockerade ord när deras formella Teams-utrymmen har skapats. När personalavdelningen har ett Teams-utrymme kan du till exempel lägga till [HR] och [Human Resources] i blocklistan så att det inte kan skapas flera team och skapa förvirring. På så sätt tvingas användarna att tydligt märka sina Teams-utrymmen, vilket gör syftet tydligare.

3. Datalivscykel för dina Microsoft 365-grupper

Under den inledande utrullningen är det möjligt att det skapas ett stort antal Team-samarbetsutrymmen, särskilt om du inte har begränsat vilka användare som kan skapa dem. Många Team kommer så småningom att bli inaktuella eftersom de inte tjänade ett tydligt definierat syfte från början. Detta är särskilt vanligt med tidiga användare som skapar Teams-samarbetsutrymmen innan den initiala styrningen är på plats.

Den goda nyheten är att varje Team omfattas av samma inställningar för säkerhet och efterlevnad som resten av dina SharePoint-webbplatser.

Det är en bra tidpunkt att tidigt införa en policy för utgångsdatum för Microsoft 365-grupper. Det är möjligt att definiera en period av dagar efter vilken en Microsoft 365-grupp och dess tillhörande resurser kommer att raderas om det inte finns någon aktivitet. Du kan till exempel ange ett utgångsdatum för grupper på 365 dagar, vilket skulle radera alla grupper som inte varit aktiva på ett år. Gruppägarna kommer att få ett e-postmeddelande 30 dagar före utgångsdatumet, där de får möjlighet att förnya gruppen, och en administratör kan återställa gruppen i upp till 30 dagar efter att den har raderats.

4. Inför regler för möten och dess utformning

Microsoft Teams gör det möjligt att spela in och transkribera möten, men dessa funktioner bör övervägas enligt företagets nuvarande policy. Om man väljer att man kan spela in eller transkribera ett samtal eller möte, bör det tydligt anges för alla deltagare vad som gäller.

Det är också rekommenderat att du överväger att endast låta anställda ha direkt tillgång till möten och att hålla gästerna i en lobby innan arrangören är redo att släppa in dem i mötet.

Du kan även välja att sänka kvaliteten på mediaströmmen, detta är dock inget som rekommenderas eftersom Teams redan skalar intelligent baserat på tillgänglig bandbredd. Om detta är något ni måste överväga, särskilt vid distansarbete, rekommenderas att man skapar en policy som för specifika användare, på så sätt försämrar du inte upplevelsen för majoriteten av användarna, men adresserar de med sämre bandbredd.

5. Hantering av integrerade applikationer

Ett av de mest kraftfulla verktygen i Microsoft Teams är möjligheten att integrera appar från tredje part. Som standard kan alla användare installera och använda en applikation som stöds. Man kan överväga att tillåta endast Microsoft-applikationer och ha en specifik lista över överenskomna tredjepartsapplikationer som får installeras i Microsoft Teams miljön.

6. Överväg en policy för lagring av meddelanden

Det här är något som lätt kan glömmas bort eftersom det inte egentligen är en Microsoft Teams-inställning utan finns i Microsoft 365 Security & Compliance center.

Du kan ställa in en lagringspolicy för Chattar och Kanalmeddelanden med en utgångstid från den dag ett meddelande skickas. Meddelanden upphör till exempel att gälla tre år efter att meddelandet skickats. Detta är speciellt bra om du har flera år av konversation i chattar och kanaler mellan användare som inte längre är relevanta.

7. Administratörer och roller för åtkomst i Microsoft Teams

Det är viktigt att förstå vad varje roll kan göra och vilka verktyg de kan använda i Microsoft Teams Admincenter och PowerShell. Det finns flera Teams-administratörsroller tillgängliga med för åtkomster. Det finns följande roller:

• Teams-administratörHantera själva Microsoft Teams samt hantera : och skapa Microsoft 365 Grupper
• Teams-kommunikationsadministratör: Hantera funktioner för samtal och möten i Microsoft Teams
• Teams-kommunikationssupportspecialist: Felsöka kommunikationsproblem inom Microsoft Teams med hjälp av avancerade verktyg.
• Teams-kommunikationssupporttekniker: Felsöka kommunikationsproblem inom Teams med hjälp av enklare verktyg.
• Teams enhetsadministratör: Hantera enheter som är konfigurerade för användning med Teams-tjänsten.

8. Microsoft Teams analys- och rapportverktyg

Det finns ett rapporteringsverktyg i Teams Admin Center där du kan analysera och skapa rapporter för en rad olika aktiviteter i Microsoft Teams, till exempel kan du skapa olika rapporter för att få insikt i hur användarna i din organisation använder Teams. Du kan se hur många användare som kommunicerar via kanal- och chattmeddelanden och vilka typer av enheter de använder för att ansluta till Teams. Informationen från rapporterna kan sedan användas som underlag för att bättre förstå användningsmönster, hjälpa till att fatta affärsbeslut och informera om utbildnings- och kommunikationsinsatser.

Det går att göra uppgifterna anonyma i dessa rapporter om man vill, då döljs identifierbar information som visningsnamn, e-post och Active Directory-ID i rapporterna etc.