Teams-telefoni med smarta funktioner

Teams kombinerar dessa sätt med möjligheten att enkelt dela filer, bilder och dokument till en plattform för samarbete där allt är samlat och tillgängligt via olika digitala enheter. Det geografiska sätter inga gränser längre och med Teams spelar det ingen roll om du sitter i rummet bredvid eller om du arbetar hemma, allt finns där digitalt.

Vad har telefoner och teams gemensamt?

Nästa steg i Teams erövring av företag är integrationen med telefoni som digital kanal. Det finns idag färdiga digitala gränssnitt till de vanligaste telefonväxlarna på marknaden, och då blir Teams en utmärkt plattform för att hantera företagets alla funktioner för telefoni. Som användare vänjer man sig snabbt med fördelarna att ha allt på ett och samma ställe. Du hittar dina kollegor via Teams och ni vet alltid vart ni konverserat, arbetat, delat dokument och bilder. Alla använder samma plattform när man pratar i telefon och arbetar digitalt, helt utan krångel. Arbetet blir effektivare med kollegor och kunder.

Att ha ett telefonsystem med växel i Teams innebär också att du minskar system, inlogg och applikationer som behövs för olika ändamål, och du är lika tillgänglig som tidigare. Eftersom kommunikationen mellan kollegor sker via Teams ringer ni kostnadsfritt, chattar och kopplar samtal lika enkelt som om ni satt bredvid varandra. När du använder Teams med en modern telefonväxel finns uppgifter som exempelvis telefonnummer och mejladresser till dina kollegor automatiskt i dina Teams-appar på alla dina enheter. Det är enkelt att spara kontaktuppgifter till kunder, partners och leverantörer på samma ställe.

Precis som namnet antyder så är Teams tänkt att vara en plattform för samarbete. En i mängden av funktioner är att du kan bjuda in kunder till era möten direkt i systemet. Du kan presentera, ha chattar igång eller ha digitala möten samtidigt som du arbetar realtid i ett dokument som andra korrekturläser. Allt medan ni pratar i telefon.

Effektivare kommunikation med Teams och Telefonsystem med växelfunktion

Att effektivisera kommunikationen är något alla företag strävar efter och här kommer Teams att spela en stor roll. Tillsammans med ett kompetent växelsystem kommer det bli ett viktigt verktyg för digitala affärsprocesser framöver. Precis som mail gjorde, kommer kommunikationen att effektiviseras med Teams internt, men också ut mot kunder och samarbetspartners. Med funktionerna för telefoni i Teams är det enkelt för alla att hantera växelfunktioner. Om du sitter i möte känner till exempel Teams av det via kalenderfunktionen, och den som söker dig får automatiskt ett meddelande om att du är upptagen samt när du är tillgänglig igen. Alternativt kan samtalet hänvisas direkt till växeln eller till en kollega. En funktion som man inte riktigt inser nyttan med innan man börjat använda den. Inga mer koder att knappa in eller andra appar för ett separat telefoni- och hänvisningssystem.

De vanligaste funktionerna hanterar användarna själva

Enklare funktioner som du själv som användare hanterar är att du själv bestämmer vilket nummer som ska visas när du ringer utgående samtal. Du kan ringa till alla dina kontakter på mobil- eller fastnummer och detta vare sig de har Teams eller ej. Om du har en varierande arbetsplats kan du själv välja var du vill svara på inkommande samtal, i mobilen eller i datorn. Teams tillåter dig att direkt i applikationen byta tillfällig hänvisning, ändra röstmeddelande eller lägga till ledighet och frånvaro. Du ser också de vanligaste funktionerna som till exempel lista på inkommande samtal. Allt på ett och samma ställe.

Microsoft som strategisk leverantör ger fördelar

När man som företag har en strategi att använda Microsoft 365 uppstår en mängd fördelar när beslutet är taget att integrera Teams med ett modernt telefonisystem med växelfunktion. Microsoft synkroniserar information mellan i stort sett alla sina verktyg. Kalendrar och kontakter uppdateras automatiskt i alla enheter du använder vilket säkerställer att all information är likadan överallt. När en ny person börjar och skrivs in i systemen får du automatiskt personens uppgifter i din kontaktlista.

Statistik för analys ger insikt om effektivitet och verksamhetsutveckling

Teams erbjuder även integration med en mängd andra verktyg och applikationer, som många använder för att effektivisera sitt arbete. När du använder plattformen fullt ut med telefoni så uppstår kanske behovet av att koppla ihop system för att nyttja fördelar med statistik och artificiell intelligens. Idag finns det allt från analysverktyg, ärendehantering och Microsofts egna Power BI, där det enkelt går att analysera data kring exempelvis vilket SLA ni har i er support, hur många kunder ringer in, hur långa svarstider och hur många ärenden supporten behandlar. Detta kan du sedan använda som konkurrensfördel när du kan påvisa effektiviteten i just ditt företags support eller kundtjänst.

Möjligheterna med att få fram statistik ger fördelar för hela verksamheten och gör att ni kan utvärdera hur ni faktiskt jobbar. Vad gör ni bra, vad kan ni förbättra, hur kan ni utveckla nya tjänster? Det går också att se hur olika delar av Teams används, vilka affärsprocesser som kan digitaliseras, och dra slutsatser hur det påverkar effektiviteten. Med Power BI kan du skapa egna statistikrapporter som underlag för att påvisa effektivitet eller behov av förändring, när du analyserar vilka interna affärsprocesser som kan effektiviseras.

Integrationer med andra system hjälper till med affärsprocesser och rutiner

Integrationsmöjligheterna innebär en rad fördelar för olika funktioner på ett företag, inte minst för de med daglig kundkontakt. Med ett CRM integrerat kan alla med kundkontakt se till att de kundkort som är registrerade är uppdaterade, och skriva in information från senaste kontakt. När du ringer en kund registreras det automatiskt i CRM:et, du slipper registrera samtal i efterhand. Säljaren besöker en kund och uppdaterar CRM med anteckningar från mötet. Samma kund ringer samma dag till kundservice eller support och då kan de direkt se när senaste kontakt skedde. På kontaktkortet som dyker upp i anslutning till samtalet kan de läsa de anteckningar som säljaren skrivit in. Kundupplevelsen förbättras enormt när kunden upplever att det finns ett informationsflöde där kontaktpersonerna har tillgång till senaste informationen och kan ge effektiv hjälp direkt.

Är Teams integration med telefoni något jag behöver?

Teams kan vid en första anblick vara ytterligare en applikation som gör samma saker som andra applikationer redan gör. Varför ska man ersätta ett nytt system med ett annat likadant? De flesta har kommit i kontakt med Teams som en applikation för videomöten, men Teams är mycket mer. För att förstå och se möjligheterna med Teams måste man tänka på hur traditionella processer kan överföras till digitala processer och ta bort fysiskt avstånd som en parameter som begränsar samarbete. Teams skapar förutsättningar med smarta funktioner genom integration till olika teknologier och system, och som företag skapar man nya effektiva digitala processer och rutiner genom att använda delar eller hela plattformen.

Vår vision

Office Managements vision är att skapa en infrastruktur och en stimulerande arbetsmiljö som baseras på modern teknik där medarbetare kan mötas och samarbeta på de sätt som passar dem bäst både just nu och i framtiden. Samarbetet med Microsoft är därför strategiskt för att kunna erbjuda kunderna en framtidssäkrad, smart och säker teknisk plattform för samarbete, kommunikation och dokumenthantering.

Läs mer om våra lösningar för moderna telefonilösningar här.